最近の困ったご依頼

情報の共有により申請者さまにご迷惑をかけないことが目的です

今月は多くのご依頼を頂き誠にありがとうございます。
行政書士事務所ネクストライフは佐倉警察署や成田警察署・八街幹部交番・四街道警察署の車庫証明申請を中心に
数多くのご依頼をいただきました。
しかし、残念ながら申請者さまにご迷惑をかけてしまうご依頼というのも中にはあります。

具体的なお名前を出すことはできませんが、
以下実際に起きた事実を元にお話させていただきます。
今後弊所にご依頼頂く皆様、そして自動車登録にかかわる皆様と
申請者様（すなわち自動車の購入者など）にこのようなことがないよう
情報を共有できればと思いこの度お話させていただきます。

いきなり届いた申請書類

ある日弊所あてに郵便物が届きました。
送り元は某行政書士法人で、車庫証明・自動車登録をメインにする会社です。
 本来ならば前もって車庫証明申請を受任するかどうか確認し、申請から完了までのスケジュールを確認してから弊所に送付するのがスジです （いきなり送るのは、自分たちの責任を関係のないものに押し付けているわけですから）。
法的に言っても意思と意思の合致に至っているわけではないのですから（契約が成立していないわけですから）
こういったことをされるのは弊所的にも不満ですし、なによりも申請者様のご対応をどう考えているのだろうと
大いに疑問が残ります。
送り返すこともかんがえましたが、申請者様のことを考えた時には早く車庫証明を完成させたほうがいいわけですから
この度は申請を代理で行うことに決めました。

記載の欠如と書類の不備

郵便物を開封し、書類を確認したところ
クリアファイルのトップにある書類は「チェックリスト」
 「申請書」「自認書」「所在図・配置図」に☑が入っている ので確認してみますと
所在図・配置図がはいっていない、また本店が東京都のため「所在証明書」が必要なのですが
そちらも入っていない。申請書への記入も全然できていな。
 「まるなげだ」 

これは非常に怖いことです。
こちらから行政書士法人の担当者に早急に連絡し、不備だらけの申請書類等と今回の対応についてお話をしないと【何かあった時に弊所の責任にされる】、そんなことがすぐに頭をよぎりました。申請書類等が到着したのが土曜日、土日は当行政書士法人はお休みで連絡がつかないので月曜に連絡することにしました。

連絡したもののその後なんの音沙汰もなく１週間経過

月曜日、午前中に某行政書士法人の担当者Aに連絡をし、
「書類を送っていただいたのですが『所在図・配置図』『所在証明書』が入っていません。ごかくにんいただけますか？」
（この時はまだ「なぜ前もって連絡して弊所が受任するかどうか確認せずに送付したのですか？」とは言っていない。まだがまんしていました。）担当者Aは「かしこまりました、確認します」といい電話を切り、その後のAからの連絡を待つことにしました。が、翌週月曜日になっても連絡はなく、所在図・配置図、所在証明書を、もし郵便でやり取りしている場合は、まつにしてもこれくらいの期間が限度かな・・・今日電話するか、とおもっているところに某行政書士法人から連絡が来ました。

有り得ない組織体制

電話が来たのはAの上司であるBから、
今でも忘れない、本気か？？という開口一番のセリフ

「進捗どうなっているか教えてください」

なんて言った？？とこの時怒りが瞬時にこみ上げてきましたが、
そこは冷静に「Aさんに先週月曜日に書類に不備があることをお話し、その後連絡を頂くことになっていますが未だ来ておりません。ご存知ないのでしょうか？」とお話したところ、また有り得ないコメント

「そうでしたか、ではそちらで足りないものは準備してください」

ここに来ての、2度目の「まるなげ」
Aが確認するといってから１週間たってこれは正直有り得ない。

「直接申請者様の下に私がおうかがいしていいのですか？申請者様と確認は取れていますか？」

とお話しました。
なぜこのようなことを言ったかというと、
今回は、理由もわからず1週間が経過しているため、もしそのことがAの責任による単なる遅れ出会った場合はそのことについて弊所が苦情の対応をしかねないわけで、そのようなことまで弊所が行うことは迷惑以外のなにものでもないからです。
そして、帰ってきたBの言葉は

「はい、大丈夫です。何か問題ありますか？」

態度が悪すぎる。そして信用できない。
社内でのAとBとの連絡もろくに出来ておらず、自分たちのできていないことは
こちらの事情も関係なしに一方的に押し付ける、
ここで弊所としての今回の考え方をお話しました。

「いいですか、まず、弊所の受任の確認もせず一方的に書類が送られてきました。その後書類を確認してみますとチェックリストには書類が入っていることを示す☑が入っているにも関わらず、そういった書類も入っていない、そこでAさんにそのことをお話したら『折り返しご連絡します』と言ってその連絡なく1週間たち、ここに来て書類の不備もこちらがやれといのは、おかしくないですか？？　おたく様のご状況はこちらはまったくわからないのですから、なぜしっかりした段取りを前もって弊所お話しないんですか？」

とお話したところ
そこで「申し訳ございません」とはじめて謝罪がありました。
しかし、某行政書士法人の粗相はまだ続きます。

行政書士法人の連携は未だ取れておらず、
２度手間・３度手間に

必要書類を用意して、申請者さまの下に連絡を入れ

「車庫証明申請をするのに現在『所在図・配置図』と『所在証明』が足りていませんので、様式を弊所で用意しお伺いにあがります。」

とお話したところ、

「その書類ですが、様式等は今日某行政書士法人から届いているのでそれの記入の仕方を教えてください」

と申請者様からお話ありました。
先ほど、「そちらで足りないものは準備してください」と行政書士法人Bから話があったのにもかかわらず、
蓋を開けたらそのような状況に、
どれが本当で、どの指示に従えばいいのか、誰が責任をもつのか、
非常に不安定で危険な状況になっているわけです。
申請者様には

「そうでしたか、では翌日お伺いにあがりますのでその時記入の仕方をお話しますね」

とはなし、これ以上行政書士法人はあてにならない、何かあったら弊所の責任になりかねないからとりあえず書類を確認しよう、と考え翌日に申請者様のもとへ行くことに。

そして、
申請者様のもとにお伺いすると中に本来の担当者であるAから電話があり
またしても有り得ない言葉

「進捗はどうなっていますか？」

ここはさすがに、きつく言いました。

「進捗もくそもないでしょ、昨日Bさんから『そちらで足りないものは準備してください』と話があってこちらで書類等を用意したら、そちら様から足りない書類等が申請者さまに届いているとのことでした。私は誰の指示に従えばいいのですか？　そしてAさん、最初に『書類に不備がある』ことをあなたに伝え『折り返しご連絡します』とのことでしたが、1週間連絡がなく挙句の果てには『そちらで足りないものは準備してください』ということになっています。一体どういうことなんですか？」

とお話しました。Aは「すみません」とのことでしたが、なぜこれほどまでに社内で連絡が取れていないのか、他の人間をなんだとおもっているのか、不愉快な思いしかありませんでした。
Aは、

「新たに書類を送ったので、以前に送った書類は破棄してください」

と言っていたので（このコメントもイラつきますが）、事務所に戻り次第破棄する方向でいましたが、
申請者様のもとに到着し、某行政書士法人が再度申請者様に送った書類を確認したところ
またまたありえないことが、

「『使用承諾書のみ』が、送られてきている」

申請者様の土地建物は申請者様名義のもの、
これは最初に弊所に送られた書類を確認した時に、同封された書類に「自認書」があり
さらにこれについても申請者様に電話で確認していたので間違いのないところなのですが、
よりによって「使用承諾書のみ」申請者様のもとに送られていると言う始末。
ここで一つの考えが頭をよぎります。

担当者Aおよび上司Bは「車庫証明の実務等」を知らないのでは？

ここに来てこの理解できない行動はありえません。申請者様を待たせた上
そもそも車庫証明申請をする上で必要は「申請者様の情報」は
どのように管理しているのか、少なくとも確認できていなからこのようなことになっていることは間違いないわけです。
そして、
もし、以前の書類をAの言うとおりに破棄していたら・・・
さらに時間が長引くわけです（この度の車庫証明の申請は実際、あとから期限があることがわかりました）
もしそのようなことになったら一体誰が責任をとるの？ということに発展するおそれもあります。

ですから
何かあった時のために弊所自信を守ることも忘れないようにしなければなりません。
まずは、上司であるBに連絡をします（ちなみに上記は部分的ですが録音等で証拠を残しています）。

「お世話になっています。Bさんから『そちらで足りないものは準備してください』というお話だったので用意したところ、実はAが必要書類を申請者様の元に送っています。Aさんは『ネクストライフさんに送った以前の書類は破棄してください』とお話していましたが、実際Aさんが申請者様の元に送付した書類は『使用承諾書のみ』という見当違いのものでした。弊所は一体どちらの指示に従えばいいのでしょうか？、社内での連絡はちゃんととれていませんよね、もしAさんの言うように申請書類を破棄していれば車庫証明申請できないわけですからさらに時間がかかりますよね？」

以前とは違いBは低姿勢になっていましたが、
ここまで来ると完全に有り得ない話です。
ここまでの出来事で実際３回申請者様の元におもむき、本申請以外のスケジュールを再度組み直しもしました。

この度のことでわかったこと・反省点

この度のことでいろいろ考えるところがありました。
弊所にも落ち度があります。以下記載してみました。

後日、車庫証明申請を専門で行っている行政書士仲間複数に今回のことを相談しました。
上記の某行政書士法人は、行政書士というよりは営業職を多数雇用し、
上記のような「受任の確認もせずいきなり書類を送る」ということを繰り返しおこなっているとのこと、
営業は行政書士業務を知らず、送りつけた先の行政書士に全て任せてマージンを得る、というやり方で営業している、
とのことでした。

この度はご依頼者様であるディーラー様そてひ申請者様を巻き込んだ出来事なので
このようなことが他でも起きないよう
情報を共有できればと思い公開させていただきます。